Cuánto le cuesta a su planta trabajar en Excel

Casi ninguna planta decidió trabajar en Excel. Se llegó ahí porque el sistema no alcanzaba, alguien armó un archivo y el archivo funcionó.

Ese archivo se volvió el sistema. Hoy tiene pestañas que solo una persona entiende, se pasa por WhatsApp y nadie ha puesto por escrito lo que cuesta.

Esta guía no le va a decir que Excel es malo. Le va a dar el método para medir el costo con los números de su planta, en horas por semana y en pesos, para que la decisión deje de ser una opinión.

El costo tiene tres partes y solo una se ve

Cuando un director pregunta cuánto cuesta seguir así, la respuesta honesta se separa en tres. La primera se mide en horas. Las otras dos se miden en decisiones y en riesgo.

• La recaptura. Alguien vuelve a escribir en un archivo información que ya existía en otro lado: un papel, un sistema, otro archivo.
• Los números que nadie firma. Dos áreas traen dos cifras de lo mismo y la junta se va en conciliar en lugar de decidir.
• El día que el archivo no abre. Un archivo, un disco, un respaldo que nadie ha probado restaurar.

Cómo medir la recaptura esta semana

No necesita un consultor para esta parte. Necesita una hoja y cuatro columnas: qué proceso se captura a mano, quién lo captura, cuántos minutos al día le toma y de dónde saca los datos.

Pregunte a las personas, no a los jefes de las personas. La cifra que le den será conservadora, porque nadie quiere sonar lento.

Sume: 130 minutos al día por cinco días son 10.8 h, más las 3 h del reporte semanal. Son 13.8 h por semana de trabajo que no produce nada nuevo.

Con un costo cargado supuesto de $130 MXN por hora, esas 13.8 h son $1,794 MXN por semana y alrededor de $93,000 MXN al año. El supuesto es el costo por hora; las horas son suyas.

Guarde ese número. Es el único que sirve en una junta de dirección, porque no habla de tecnología: habla de nómina gastada en volver a escribir lo que ya se sabía.

Los números que nadie firma

Hay una prueba de diez segundos. Pregunte por separado a producción y a calidad cuántas piezas se produjeron ayer.

Si las dos cifras coinciden, este costo no aplica en su planta. Si no coinciden, cada reunión que empieza explicando la diferencia es tiempo de las personas mejor pagadas de la empresa.

El costo real no son esos minutos de junta. Es la decisión que se posterga: no se compra el molde, no se contrata el turno, no se compromete la entrega, porque el dato no aguanta el peso de la decisión.

El día que el archivo no abre

Este es el costo que nadie presupuesta y el único que puede parar la planta. Tiene tres preguntas, y la respuesta "no lo sé" es legítima y es en sí misma un hallazgo.

• ¿Dónde vive físicamente el archivo del que depende la producción?
• ¿Cuándo fue la última vez que alguien probó restaurar un respaldo, no hacerlo?
• Si ese archivo se pierde hoy, ¿cuántos días de información se van con él?

No le vamos a poner un número al paro, porque depende de su facturación diaria y no la conocemos. El techo lo calcula usted: facturación de un día por los días que tardaría en reconstruir la información.

La segunda pregunta es la que más veces se queda sin respuesta, y es la que importa. Un respaldo que nunca se ha restaurado no es un respaldo; es una intención.

Qué se arregla primero, y qué no

El error clásico es empezar por el sistema más grande. Se cotiza un módulo de ERP, se implementa un año después y la captura manual sigue igual porque nadie tocó el punto donde nace el dato.

El orden que sí sostiene la inversión, cuando el objetivo es que el dato deje de escribirse dos veces, es este.

• Capturar donde ocurre. Que el dato entre una vez, en el piso, en el turno, por quien lo vive.
• Una sola fuente por número. Definir quién es dueño de cada cifra antes de conectar nada.
• Después la integración. Conectar los sistemas que ya existen, en lugar de comprar otro.
• Debajo de todo, la infraestructura. Servidor, red, respaldos probados y control de acceso. Un sistema nuevo sobre un servidor sin respaldo verificado mueve el problema, no lo resuelve.

Ese orden importa más que la marca del equipo. Los pasos dos y tres son los que suelen justificar la inversión, y son los que un distribuidor de hardware no puede cotizarle porque no dependen de un equipo.

Cuándo Excel sigue siendo la respuesta correcta

Hay casos en los que un proyecto no se justifica y decirlo es parte del trabajo. Si un solo proceso se captura, una sola persona lo hace, el volumen es estable y su cliente no le pide trazabilidad, Excel alcanza.

Lo que sí conviene en ese caso es barato: el archivo fuera de la computadora de esa persona, un respaldo con restauración probada, y una versión que no se llame "final v3".

Excel deja de alcanzar en un punto identificable: cuando dos áreas capturan lo mismo, cuando su cliente le audita información que usted arma a mano, o cuando la persona que entiende el archivo se va de vacaciones y la operación se detiene.

Qué hacer con el número que ya tiene

Si hizo el ejercicio, ya tiene lo que le faltaba para abrir la conversación con su director: las horas por semana, el costo anual con su supuesto a la vista y las tres preguntas de respaldo sin responder.

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